緊密的工作節奏已超出了我們能負荷的範圍，對此，AI 已準備好創造出一種全新的工作模式來改善現狀。
AI 平台轉變正如火如荼進行，並將徹底改變人們的工作模式。許多人都迫不及待這種改變的到來。由於工作的速度呈指數級成長，數據、資訊和不間斷地訊息溝通也隨之增加，人們正在努力承受這一切，而企業高層管理者則在經濟不確定的情況下感受到提高生產力的壓力。我們花費越來越多的時間在區分重要訊息與雜訊上，而失去了創造的時間。個人生產力減少對企業的影響是十分劇烈的，將同步降低組織生產力和全球 GDP。
AI 可以幫助員工減輕負擔。過往 AI 就像是自動駕駛獨立運行，而現在 AI 則轉型為輔佐員工的個人工作助理，讓我們擺脫數位庶務、激發創新。採用 AI 的組織將釋放創造力，提升每個員工的生產力，開啟一波新的生產力增長和價值創造。
微軟董事長兼執行長 Satya Nadella 表示：「新一代 AI 將減少枯燥乏味的工作並釋放創造力，AI 驅動的工具能減輕日常數位庶務、建立使用 AI 的能力，並賦能員工。」
為了讓管理者和企業準備好迎接 AI 時代，微軟針對 31,000 人進行調查，涵蓋 31 個國家地區，並分析 Microsoft 365 中數以萬計的生產力訊號，以及 LinkedIn Economic Graph 上的勞動市場趨勢。該報告揭示了當企業高層管理者希望快速且負責任地採用 AI 時，需要瞭解的三個關鍵洞察：
數位庶務工作會消耗我們的創新能力
全新的 AI 成為員工最佳夥伴
每個員工都需要具備使用 AI 的能力
1. 數位庶務工作會消耗我們的創新能力
我們都背負著日常數位庶務：數據、電子郵件和溝通訊息的湧入已經超過了我們處理這一切的能力，但工作步調只會越來越緊湊。近三分之二（64%）的人表示他們沒有足夠的時間和精力來完成他們的工作，而這些員工無法好好創新和策略思考的可能性高出 3.5 倍。近三分之二（60%）的領導者已感受到了影響，表示他們的團隊有缺乏創新或突破性想法的問題。一天只有 24 小時，花費在管理這些數位庶務的時間，更應該被利用在具創造性的工作上。在一個將創造力視為新生產力的世界中，數位庶務不僅帶來不便，更會影響組織的績效表現。
工作負擔
有 68% 的人表示他們花費在溝通上的時間占比實在太多，工作時需要更多不被打擾的專注時間。
過去幾年，工作時數和會議時間逐漸增加，溝通變得比以往更加容易，然而要跟上工作步調卻變得日益困難。仔細觀察人們如何分配時間後，可以發現組織人員花費了大量時間在搜尋資訊和溝通，但專注時間卻明顯不足。有 68% 的人表示他們在工作日中缺乏足夠的能不被打擾的專注時間，而 62% 的受訪者表示他們在工作日中花費太多時間搜尋資訊。在 Microsoft 365 的應用程式中，員工平均花費 57% 的時間在溝通上（包括會議、電子郵件和聊天），花費 43% 的時間在創作上（包括使用文件、試算表和簡報）。前 25% 的電子郵件重度使用者每週花費 8.8 小時在發送和閱讀郵件上，而前 25% 的會議軟體重度使用者每週花費 7.5 小時在會議中。這個全球數據包含了第一線員工，對於更加依賴數位溝通的知識工作者而言，他們每週花費在電子郵件和會議上的時間會比此平均數據更多。AI 可以幫助員工平衡工作時間分配，為推動創新的重要工作節省時間和精力。
前 5 大生產力阻礙
研究數據顯示，員工迫切需要讓會議更有效率，因為受訪者表示「低效會議」是他們最大的生產力干擾因素。問卷題目：在您的日常工作中，請根據以下項目對您的工作效率干擾程度進行排名。
以開會為例，受訪者表示最大的生產力干擾因素是低效的會議，緊隨其後位居第三的是過多的會議。大多數人表示在虛擬會議中進行腦力激盪很困難（58％）、如果他們較晚加入會議，就很難跟上大家的進度（57％）、不清楚會議結束後的下一個目標行動（55％），並且不易進行會議摘要（56％）。自 2020 年 2 月以來，每週人們在 Teams 上的會議和通話次數增加了 3 倍多（192％）。
數據清楚顯示會議模式需要被改善。現在只有三分之一的人（35％）認為他們在大多數會議中被需要。但是會議 FOMO（Fear of missing out，錯失恐懼症）是真實存在的。當被問及會議有什麼價值時，人們的首要想法是「我將接收到更多資訊，有助於我更好地完成工作」，然後才是在會議中給予反饋、做出決策或推進自己的職業生涯。借助 AI，每次會議都能成為一個數位檔案，當會議超越時空限制時，您可以按照最適合您的方式同步或非同步地參與和互動。
採取行動：
透過員工反饋收集意見，識別並解決組織的生產力障礙。
徹底重新思考工作時間分配。藉著 AI 釋放出員工的時間和精力，同時保護專注時間以進行有助於創新的創造性工作。
將會議視為數位檔案而非單一時刻中的必要工作。鼓勵人們使用 AI 驅動的智能會議摘要、謄寫和錄製，在最適合他們的時間和方式下參與會議。
2. 全新的 AI 成為員工最佳工作夥伴
有關於被 AI 取代的擔憂，數據顯示一個出乎意料的見解：比起擔心因為 AI 而失去工作，員工更渴望 AI 減輕他們的工作負擔。雖然 49% 的人表示他們擔心 AI 會取代他們的工作，但更多人（70%）會盡可能地將工作委派給 AI 以減輕工作量。
組織心理學教授 Adam Grant 表示：「人們更期待藉由 AI 的幫助減輕工作壓力，而非擔心它會取代他們的工作，這個發現很有趣。」調查結果顯示，人們希望 AI 幫忙的範圍幾乎包含了所有工作面向。不僅有四分之三的人表示他們願意使用 AI 執行行政庶務工作（76%），大多數人也認為他們會願意使用 AI 做分析性（79%）和創意性工作（73%）。人們也期望 AI 幫助他們尋找所需的正確資訊和答案（86%）、摘要會議和待辦清單（80%）以及計劃他們的一天（77%）。
人們對於 AI 的樂觀程度不僅於此，人們還相信 AI 能增強創造力，從為工作草擬想法（76%）到修改工作項目（75%）。人們對 AI 的理解越深，就越能看見 AI 可以帶給他們在工作上的幫助。例如，在極為熟悉運用 AI 的創造性工作員工中，有 87% 的人表示他們願意使用 AI 進行創意工作。
AI 的生產力承諾
當被問及工作場所中 AI 最具價值的項目時，企業領袖選擇「增加員工生產力」的比例是「減少員工數量」的兩倍。問卷題目：如果 AI 的增長能帶來以下好處，哪一項將對您的工作場所產生最大價值？
資料顯示，企業領袖希望透過 AI 賦能員工而非取代他們。當被問及期望 AI 對工作場所帶來的最大價值時，選擇使用 AI 提高生產力的比例是裁員的 2 倍。事實上，減少員工人數是領導者們期望 AI 所帶來的影響中順位最低的事項。在「提高生產力」之後，領袖們希望 AI 展現的最大價值是：幫助員工完成必要但重複的任務、提高員工福祉、減少員工花費在低價值活動的時間、增強員工能力和加速員工的工作步調。
2030 年的工作模式：人們希望 AI 可以實現什麼
當被詢問對 2030 年工作模式的預想時，受訪者表示最渴望的改變是能夠省下更多的時間，比如更快地產出高品質的工作項目和學習新技能。這些改變都是 AI 可以實現的。問卷題目：請想像一下工作模式在 2030 年可能會有哪些變化。如果您可以在不需額外付出努力的條件下，對您的工作體驗進行以下任何一項更改，哪一項對您最有價值？
我們還請員工以及管理者們想像工作模式在 2030 年可能會有哪些變化。他們的回答將 AI 與工作結合，描繪出一個充滿希望的未來。當被問及最重要的改變是什麼時，人們期望只花費一半的時間生產出高品質的工作（33%），能夠知道最有價值地運用時間（26%）和精力（25%）的方式，以及不再需要吸收不必要或無關的資訊（23%）。隨著 AI 預計帶來的工作模式改變，這樣的未來將在幾個月後到來。
採取行動：
聚集組織中的領導者，制定保護措施以幫助人們安全並負責任地運用 AI。
有意識且有計畫地導入 AI。就像過往任何的平台轉移一樣，大規模採用 AI 需改變管理方式。選擇特定規範和流程進行測試與學習，並由明確的領導者來帶領這項任務。
根據您組織的痛點與挑戰，從大家最需要幫助的地方開始進行部署。
3. 每個員工都需要具備使用 AI 的能力
使用 AI 作為個人助理需要全新的工作模式，也需要新的 AI 能力。使用自然語言和 AI 一起工作，將與我們所習慣使用的網路和個人電腦一樣，自然地融入到我們的工作中。批判性思考和分析判斷、複雜問題處理、創造力和原創性等技能成為新的核心能力，且不僅適用於技術人員或 AI 專家。受訪的領導者表示，員工需要學習何時利用 AI、如何編寫良好的提示詞（prompt）、評估創意性工作以及如何審視資訊偏差，這是至關重要的。隨著 AI 改變工作，人工智慧和人類的協作將成為下一個轉型的工作模式，能順暢地與 AI 進行工作的能力將成為每位員工的關鍵技能。
新的工作模式需要新的技能
「分析判斷能力」、「彈性」和「情商」是企業領導者們認為在 AI 引領未來的工作模式中，員工必備的技能清單。問卷題目：有些人相信人工智慧可能會開啟科技進步的新紀元。您認為哪些技能對您的員工來說是最必要的，讓他們可以隨著潛在的變化而進步？
靈活性（29%）：快速適應 AI 在工作流程中的整合
情商（27%）
分析判斷（30%）：判斷何時利用 AI 能力而非人類能力
創意評估（24%）：評估 AI 生成的內容
求知欲（23%）：向 AI 提出正確的問題
偏誤檢測和處理（22%）：評估 AI 在決策中的公平性
AI 提示（21%）：使用正確的提示詞（prompts）指導 AI
員工所面臨的另一個問題是，學習的速度跟不上工作的節奏。現在已經有 60% 的人表示，他們目前沒有足夠的能力完成工作。AI 將為學習開闢新的途徑，而成功與否將取決於領導者是否為員工準備好應對未來 AI 的能力。
人們需要開始學習新技能：相比去年，運用生成式 AI 和 GPT 相關的文章和貼文在 LinkedIn 上的數量增加 33 倍。LinkedIn 的首席經濟學家 Karin Kimbrough 表示：「隨著引入生成式 AI，我們正在進入下一個變革階段，而它已經開始重塑勞動市場。儘管現在還處於早期階段，但這種變革將擴大機會，創造新職位並增強生產力。」事實上，截至 2023 年 3 月，在美國 LinkedIn 刊登的職位中，提及「GPT」的職位數量每年上升 79％。此外，我們的調查顯示，82％ 的領導者表示，他們的員工需要學習新技能，以應對 AI 的發展。
採取行動：
協助員工接受新的工作模式，從建立 AI 適應能力開始，練習提示詞（prompt）編寫以及查核和驗證 AI 生成的內容。
利用學習資源，並搜尋和整理員工使用 AI 共同作業的案例。
考慮不同角色和職能隨著 AI 的發展會如何演變，重新創造機會。
未來展望
AI 具備減輕工作負擔的潛力，解決數位庶務工作並推動創新。對於已不堪負荷的員工和希望提高生產力的管理者來說，這些改變越快越好。然而，AI 不僅僅是要「解決」工作問題，它將創造一種全新的工作模式。領導者需要幫助員工學習如何與 AI 負責任地合作，以實現 AI 成為員工最佳工作夥伴所帶來的效益：為企業創造更多價值，並為每個人打造更光明、更充實的未來工作模式。
以上內容來自 [ MIcrosoft Newsroom ] news.microsoft.com/zh-tw/features/wti-will-ai-fix-work
