2023年3月30日

《 Google 》在工作中更加專注的 16 個技巧

一位 Google 員工如何使用日曆、Chrome、Google 助理和其他工具專注於完成任務

努力在工作中保持專注和井井有條對每個人來說可能看起來都不一樣。也許當分心突然出現時，你的待辦事項清單會變成遙遠的記憶。或者，關鍵電子郵件沒有得到答覆的次數可能比您希望的要多。作為一個總是努力保持正軌的人，我當然可以理解這些例子以及更多。

過去，我嘗試了一堆不同的組織系統來徹底改變我的工作習慣。但我很快意識到，我需要做出一些考慮到我具體優勢和劣勢的小改變。現在，我知道應該轉向哪些工具和產品，以便在工作中更好地集中精力和組織。這些功能並不是專門為那些像我一樣在組織中掙扎的人設計的 —— 它們對任何人都有説明 —— 但它們肯定對我的工作方式產生了影響。以下是我的一些最愛。

日曆

使用 Google 日曆來遮罩我的一天，讓我保持目標，並且仍然讓我靈活地處理我的停機時間。以下是我充分利用谷歌日曆的方法：

■ 我把幾乎所有東西都放在我的日曆上。任務、會議、休息和用餐都在進行。這樣，我就可以避免分心或衝動地超額預訂自己。

■ 我盡我所能地進行時間限制。根據我需要做的工作類型對任務和會議進行分組有助於確保我不會經常在項目之間跳來跳去，在任務切換上浪費寶貴的精神能量。

■ 我對會議進行顏色編碼。這樣做的第一個也是最明顯的好處是它很有趣。但更重要的是，基於會議類型的顏色編碼可以説明我可視化我在哪裡度過我的時間。如果我在收件匣中迷失的時間太長，也許是時候尋找其他解決方案了。

■ 我在會議前 10 分鐘設置提醒。默認提醒時間為 30 分鐘，但我發現如果我將其縮短到會議前 10 分鐘，我更有可能準時。

■ 我和朋友打了個電話，「身體加倍」當我和其他人一起工作時，我會茁壯成長，但我有時會發現辦公室和咖啡館太分散注意力了。我和其他一些谷歌員工找到了一種簡單的方法來增加我們的日子的責任感：我們在 Google Meet 上聚在一起，設定我們的目標，花一個小時安靜地工作，沒有干擾。

助理

我的心在整個工作日經常不安分。以下是 Google 助理如何説明我管理、記住和整理我的想法，而不會干擾我正在做的事情：

■ 我以助理例程開始和結束我的一天。我拼命想建立例行公事，但我也在掙扎，因為我的大腦一直在尋求新奇。因此，我使用 Google Assistant 上的例程作為我一天的書擋，既設置了早上的例行程序來喚醒我，又設置了晚上的例行程式來説明我放鬆併為第二天做準備。我甚至把它設置為告訴我每天的動物事實，所以我可以學習新的東西。

■ 我打開平靜的音樂。我發現當我試圖集中注意力時，管理刺激水準非常重要。低保真音樂和音景有助於提高我的注意力，所以我要求 Google 助理在工作時播放它們。

■ 我為短時間的工作衝刺設置了鬧鐘。當我需要額外的推動時，我會要求谷歌設置一個25分鐘的鬧鐘，並在鬧鐘響起時休息五分鐘。在四個這樣的間隔之後，我會休息更長的時間。這為我的注意力持續時間特別短的日子增加了結構。

■ 我安排吃飯的提醒。我忘記吃午飯的情況並不少見，尤其是在繁忙的工作日。當歷中的休息時間沒有減少它時，我會讓Google助理安排每天提醒我停止我正在做的事情，補充水分和吃飯。

我喜歡在互聯網上研究和掉進兔子洞，但這種傾向並不能完全説明我專注於工作的能力。這就是為什麼我確保通過這些簡單的提示來限制 Chrome 上的干擾：

我分組選項卡。打開一百萬個標籤是我的巨大惡習，特別是因為我很容易分心。分組選項卡可説明我保持井井有條，一次專注於一項任務。

我使用多個 Chrome 設定檔。我想查一下為什麼人類有眉毛嗎？當然，但我不想代替我的工作。擁有個人和專業的 Chrome 個人資料有助於我將工作和個人任務分開，這樣我就可以在下班後保存兔子洞。

我使用內置的密碼管理員。有這麼多東西要跟蹤，我經常很難記住我的密碼。我曾經要麼冒著對所有內容使用相同的密碼的風險，要麼經常忘記並不得不重置密碼。現在，我使用 Google 密碼管理器來確保我的帳戶安全，並減少對記憶體的依賴。

保持

除了在我掙扎的領域説明我之外，我使用的工具和產品也讓我充分利用了我的優勢。我是一個非常有創造力的人 —— 這是我引以為豪的事情。當然，我可能不會始終如一地達到收件箱零，但我經常提出新的想法，並且非常喜歡跳出框框思考。每當我有想法時，我都會在 Google Keep 中記下它，這是一個跨平臺的工具，讓我的筆記在日曆，文檔和 Gmail 中跟隨我。我甚至可以用圖紙和圖像自定義我的筆記。

任務

在與 Keep 相同的側邊欄中，我使用 Google 任務來使我的想法具有可操作性。一旦我把我的想法變成目標，我就會將它們添加到有截止日期的任務中。